Autovermietung gründen — der Weg zum ersten Mietvertrag

Genehmigung: was Sie brauchen — und was nicht

Hier gibt es eine Verwechslung, die immer wieder für Verwirrung sorgt. Das Personenbeförderungsgesetz kennt den Begriff „Mietwagen“ — gemeint ist damit aber die Beförderung von Fahrgästen mit Fahrer, also das Geschäft von Chauffeur- und Fahrdiensten. Dafür braucht es eine Genehmigung.

Die klassische Autovermietung, bei der der Kunde selbst fährt, fällt nicht darunter. Fachlich heißen diese Fahrzeuge „Selbstfahrervermietfahrzeuge“, und für ihre Vermietung ist keine personenbeförderungsrechtliche Genehmigung nötig. Sie melden ein Gewerbe an, mehr nicht.

Rechtsform und Haftung

Die Wahl der Rechtsform ist in diesem Geschäft keine Formalie, weil Sie Fahrzeuge im Wert von zehntausenden Euro an fremde Menschen übergeben. Ein Einzelunternehmen ist am schnellsten angemeldet und am günstigsten — Sie haften dafür mit Ihrem Privatvermögen.

Eine GmbH oder UG begrenzt die Haftung auf das Gesellschaftsvermögen, kostet aber Notar, Handelsregistereintrag und laufend mehr Buchhaltungsaufwand. Viele Vermietungen starten als Einzelunternehmen und wandeln um, sobald die Flotte wächst. Diese Entscheidung sollten Sie mit einer Steuerberatung besprechen, nicht anhand eines Artikels treffen.

• Einzelunternehmen: schnell, günstig, volle persönliche Haftung
• GbR: bei mehreren Gründern, ebenfalls persönliche Haftung
• UG: Haftungsbegrenzung ab 1 Euro Stammkapital, Rücklagenpflicht
• GmbH: Haftungsbegrenzung, 25.000 Euro Stammkapital, höchste Formalitäten

Gewerbeanmeldung, IHK und Finanzamt

Die Gewerbeanmeldung erfolgt beim Gewerbeamt Ihrer Gemeinde und ist in der Regel an einem Vormittag erledigt. Das Amt informiert anschließend automatisch Finanzamt, IHK und Berufsgenossenschaft — Sie müssen diese Stellen nicht einzeln anschreiben.

Vom Finanzamt kommt danach der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Darin legen Sie unter anderem fest, ob Sie die Kleinunternehmerregelung nutzen wollen. Das ist im Vermietgeschäft eine folgenreiche Entscheidung: Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus, können aber auch keine Vorsteuer aus dem Fahrzeugkauf ziehen — und die ist bei Fahrzeugen erheblich.

Fahrzeuge zulassen und versichern

Das ist der Punkt, an dem die meisten Gründungen ins Stocken geraten. Eine gewöhnliche private Kfz-Versicherung deckt die gewerbliche Vermietung an wechselnde Fahrer nicht ab. Wer trotzdem vermietet, riskiert im Schadensfall, dass der Versicherer die Leistung verweigert — und steht dann mit dem vollen Schaden allein da.

Sie brauchen einen Tarif für Selbstfahrervermietfahrzeuge. Diese Tarife sind deutlich teurer als private Policen, weil das Risiko höher ist, und nicht jeder Versicherer bietet sie an. Kalkulieren Sie die Prämie ein, bevor Sie das erste Fahrzeug kaufen — sie verändert Ihre Tagespreise spürbar.

• Tarif ausdrücklich für Selbstfahrervermietfahrzeuge abschließen
• Vollkasko mit Selbstbeteiligung ist im Vermietgeschäft der Normalfall
• Halter sind Sie — Steuern, Hauptuntersuchung und Wartung bleiben bei Ihnen
• Klären Sie vorab, ob und wie junge Fahrer oder Fahrten ins Ausland gedeckt sind

Verträge und Übergabeprotokoll

Ihr Mietvertrag regelt Mietdauer, Preis, Freikilometer, Kaution, Selbstbeteiligung, erlaubten Fahrerkreis und was bei Schäden gilt. Vorlagen aus dem Internet sind ein Ausgangspunkt, mehr nicht — lassen Sie Ihre Bedingungen einmal juristisch prüfen, bevor Sie sie hundertfach verwenden.

Mindestens ebenso wichtig ist das Übergabeprotokoll. Es ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, entscheidet aber im Streitfall darüber, wer einen Schaden bezahlt. Ohne dokumentierten Zustand bei der Übergabe steht Ihre Aussage gegen die des Mieters — und die Beweislast liegt bei Ihnen.

Fahrer prüfen, bevor der Schlüssel den Besitzer wechselt

Wer ein Fahrzeug jemandem überlässt, der keine gültige Fahrerlaubnis hat, macht sich nach dem Straßenverkehrsgesetz strafbar — auch dann, wenn er es nur fahrlässig nicht geprüft hat. Für eine Vermietung heißt das: Führerschein bei jeder Übergabe im Original ansehen, nicht als Foto oder Kopie per Nachricht.

Achten Sie auf Gültigkeitsdatum, die passende Klasse und darauf, dass das Lichtbild zur Person passt. Bei Führerscheinen aus Staaten außerhalb der EU und des EWR gelten zusätzliche Einschränkungen bei der Nutzungsdauer in Deutschland.

Buchhaltung und Aufbewahrung

Rechnungen brauchen fortlaufende Nummern ohne Lücken, dazu Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die üblichen Pflichtangaben. Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gilt seit der Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren; für Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte bleibt es bei zehn Jahren. Aufbewahren heißt dabei: unveränderbar und jederzeit auffindbar.

Achten Sie darauf, wann die Frist überhaupt zu laufen beginnt: nicht mit dem Datum des Belegs, sondern mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem er entstanden ist. Eine Rechnung vom Januar liegt damit faktisch fast neun Jahre bei Ihnen.

Genau daran scheitert die Zettelwirtschaft: Ein Ordner erfüllt die Aufbewahrungspflicht formal, aber niemand findet darin in zwei Jahren den Vertrag zu einem bestimmten Kennzeichen, wenn eine Versicherung nachfragt.

Datenschutz: Ausweis- und Führerscheindaten

Sie verarbeiten sensible Daten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ausweis- und Führerscheindaten. Dafür gilt Datensparsamkeit — erheben und speichern Sie nur, was Sie für das Mietverhältnis und Ihre Nachweispflichten tatsächlich brauchen, und legen Sie fest, wann diese Daten wieder gelöscht werden.

Speichern Sie solche Dokumente nicht in der Fotogalerie eines privaten Handys und nicht in einem offen zugänglichen Cloud-Ordner. Sie brauchen eine Ablage, in der klar ist, wer Zugriff hat.