Software für Autovermieter auswählen — 10 Fragen vor dem Kauf

1. Wie wird abgerechnet — und was kommt dazu?

Preismodelle für Vermietsoftware unterscheiden sich weniger in der Höhe als in der Berechnungsgrundlage. Üblich sind ein Preis pro Fahrzeug, ein Preis pro Nutzer, eine Pauschale oder eine Beteiligung an jeder Buchung. Welches Modell günstig ist, hängt von Ihrer Flotte ab: Wer wenige Fahrzeuge mit mehreren Mitarbeitern betreibt, fährt mit Fahrzeugpreisen besser, wer eine große Flotte mit einem Disponenten hat, mit Nutzerpreisen.

Rechnen Sie nicht mit dem Listenpreis, sondern mit dem Preis nach einem Jahr. Fragen Sie nach Einrichtungsgebühren, kostenpflichtigen Zusatzmodulen, Provisionen auf Zahlungen und dem Preis, wenn die Flotte wächst.

• Einrichtungs- oder Schulungsgebühr?
• Provision auf Buchungen oder Zahlungen?
• Preis bei doppelter Fahrzeuganzahl?
• Netto oder brutto angegeben, und mit welchem Steuersatz?

2. Wie lange binden Sie sich?

Monatlich kündbar oder Jahresvertrag? Ein Jahresvertrag ist in Ordnung, wenn er einen echten Preisvorteil bringt und Sie die Software vorher getestet haben. Ohne Testzeitraum ist er ein Risiko.

Fragen Sie auch, was bei der Kündigung mit Ihren Daten passiert, und prüfen Sie das, bevor Sie unterschreiben, nicht danach.

3. Kommen Ihre Daten wieder heraus?

Der wichtigste Satz im Vergleich lautet: Kann ich alles exportieren? Dazu gehören Fahrzeuge, Fahrer, Verträge, Rechnungen und die Fotos der Übergaben, und zwar in einem Format, das Sie auch ohne den Anbieter lesen können.

Das ist nicht nur eine Frage der Bequemlichkeit. Verträge, Rechnungen und Belege müssen Sie steuerlich aufbewahren. Für Rechnungen und andere Buchungsbelege gilt eine Frist von acht Jahren. Wenn der Anbieter verschwindet oder Sie wechseln, müssen die Dokumente trotzdem verfügbar bleiben.

4. Wo liegen die Daten, und wer ist verantwortlich?

In einer Vermietsoftware stecken personenbezogene Daten: Namen, Adressen, Führerschein- und Ausweisdaten, Unterschriften. Sie bleiben als Vermieter dafür verantwortlich, der Anbieter verarbeitet sie in Ihrem Auftrag. Dafür braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

Fragen Sie deshalb nach dem Standort der Server, nach den eingesetzten Unterauftragnehmern (zum Beispiel Hosting, E-Mail-Versand, Zahlungsabwicklung) und danach, wie Fahrerdokumente behandelt werden. Besonders heikel sind Ausweiskopien: Je weniger davon gespeichert wird, desto weniger kann abhandenkommen.

• Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden?
• Serverstandort in der EU?
• Liste der Unterauftragnehmer einsehbar?
• Lösch- und Aufbewahrungsfristen konfigurierbar?

5. Wie gut sind die Dokumente?

Vertrag, Übergabeprotokoll, Rechnung und Quittung sind der Kern. Prüfen Sie, ob Sie den Mietvertrag an Ihre Bedingungen anpassen können, ob Zusatzfahrer und Vertragsverlängerungen abgebildet sind und ob das Protokoll Fotos einer konkreten Schadensstelle zuordnet.

Achten Sie auf die Rechnung: Sie muss zu Ihrer Steuersituation passen. Als Kleinunternehmer brauchen Sie den Hinweis auf § 19 UStG statt eines Steuerausweises, bei Regelbesteuerung den Steuerausweis mit Steuernummer oder USt-IdNr. Die Software sollte beides können, und sie sollte erkennen, wenn sich Ihre Situation ändert.

6. Funktioniert es auch ohne Netz?

Übergaben passieren in Tiefgaragen, auf Höfen und an Flughäfen, selten mit stabilem Empfang. Fragen Sie, was die App ohne Internet kann: nur anzeigen, oder auch Verträge erstellen, Fotos aufnehmen und später abgleichen.

Achten Sie bei einer Web-Anwendung im Browser darauf, dass sie ohne Verbindung meist nicht startet. Das ist kein Mangel, wenn Sie nur im Büro arbeiten, aber ein Ausschlusskriterium, wenn Ihre Übergaben draußen stattfinden.

7. Wer kann was sehen?

Sobald mehr als eine Person mit der Software arbeitet, brauchen Sie Rollen. Ein Mitarbeiter bei der Übergabe muss Verträge erstellen können, aber nicht Rechnungen löschen oder Einstellungen ändern.

Fragen Sie auch nach einem Verlauf: Wer hat wann was geändert? Bei einem Streit über einen Vertrag oder bei einem Verdacht gegen einen Mitarbeiter ist das die erste Quelle.

8. Wie sicher ist der Zugang?

Ihre Software enthält Kundendaten und Zahlungsinformationen. Zwei-Faktor-Anmeldung, Rollen und eine Sperre bei verdächtigen Zugriffen sollten Standard sein. Fragen Sie, wie Zahlungen abgewickelt werden. Seriöse Anbieter lassen das über einen Zahlungsdienstleister laufen, statt Kartendaten selbst zu speichern.

9. Wie erreichen Sie den Support?

Ein Support, den Sie nur per Ticket mit mehreren Tagen Wartezeit erreichen, hilft nicht, wenn ein Kunde am Schalter steht. Fragen Sie nach Erreichbarkeit, Sprache und Reaktionszeit und testen Sie sie in der Probephase mit einer echten Frage.

Fragen Sie außerdem, wie der Anbieter Änderungen ankündigt. Preis- und Vertragsänderungen sollten mit einer angemessenen Frist mitgeteilt werden, und Sie sollten kündigen können, wenn Sie nicht einverstanden sind.

10. Passt es zu Ihrer Größe in drei Jahren?

Die Software muss Ihre heutige Flotte abbilden, aber auch die, die Sie in zwei oder drei Jahren haben wollen. Prüfen Sie, ob Fahrzeuggrenzen im Tarif stehen, ob zusätzliche Standorte und Mitarbeiter möglich sind und ob eine Buchungsseite oder Online-Zahlung später dazukommen kann, ohne dass Sie wechseln müssen.

So gehen Sie vor

Wählen Sie zwei oder drei Anbieter aus und testen Sie jeden mit einem echten Vorgang: ein Fahrzeug anlegen, einen Vertrag erstellen, eine Übergabe mit Fotos durchführen, eine Rückgabe abrechnen, eine Rechnung erzeugen, alles exportieren. Wer das in einer Stunde schafft, ohne Hilfe zu brauchen, ist im Alltag brauchbar.